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【京师南昌】法律合规风险防控指南丨远程签约法律合规风险防控指南
前言
习近平总书记指出，要加强疫情防控法治宣传和法律服务，组织基层开展疫情防控普法宣传，引导广大人民群众增强法治意识，依法支持和配合疫情防控工作。要强化疫情防控法律服务，加强疫情期间矛盾纠纷化解，为困难群众提供有效法律援助。国务院国资委发出《关于依法防控疫情切实防范法律合规风险的通知》，该通知要求，全力保障依法决策、认真开展风险排查、抓好境外风险防范、主动做好风险应付、确保管理依法合规等。
为贯彻习近平总书记的讲话精神，依法支持和配合疫情防控工作，帮助企业切实防范法律合规风险，维护企业合法权益，协助企业间友好协商公平合理的妥善处理因疫情引发的争议等。江西省企业法律顾问协会、江西省民营企业投资商会、江西省青年企业家协会、江西省地产协会、南昌市建筑业协会、南昌市青年企业家协会、南昌仲裁委员会建筑业仲裁中心、南昌市法学会建设工程法学研究会、京师南昌律师事务所、洪城公证处、东湖区新的社会阶层人士联谊会等共同组织理论界、法律实务界的专家学者等，针对疫情有关的法律问题展开研究，编撰疫情有关的法律合规风险防控指南专刊，开展疫情防控法治宣传等工作。
概述 近期因新冠肺炎疫情，各地延期复工、限制外出、居家隔离等防控措施陆续出台，在有效遏制疫情蔓延的同时，也使得许多行业的合作交易、商业谈判等活动无法正常进行，即使双方交易条件均已谈妥，却由于行动受限、交通受阻等原因无法正常签署合同，而合同签署又恰恰是重启商业活动的重要起点，要破解这一难题，远程办公、在线交易、远程签约开始越来越多地受到人们的重视和运用。 根据《合同法》第十条、第十一条，《电子签名法》第十三条、十四条等相关法律规定，合同当事人可以采取数据电文、电子签名的方式订立合同；《民事诉讼法》第六十三条也认可电子数据的证据效力。即当事人采取数据电文、电子签名等非直接接触的方式订立的合同，只要符合《合同法》关于合同成立和生效的要件，当事人之间的合同关系就会受到法律保护。 那么，实践当中，远程签约有哪些常见的方式，各类远程签约通常要遵循哪些操作步骤和规范，远程签约有哪些法律风险值得注意，这些风险如何加以管控和防范，本文作者将对这些问题进行分析。
正文
签约主体身份的识别和认证。电子合同服务平台会要求使用人进行身份注册和登记，在使用人完成身份注册和登记后，电子合同服务平台会对使用人身份进行核查和验证；使用人身份信息发生变更的，应及时在电子合同服务平台进行变更登记。
电子合同的订立。在这一阶段，平台使用人在查询、核实缔约相对人的身份后，向其发起缔约谈判，双方一般可通过文字、语音、视频等方式进行合同谈判；经谈判后形成的电子合同文本，系统一般会提示各方至少进行两次以上的确认；经确认的电子合同须各方附加电子签名，附加各方电子签名的电子合同文本在收件人收到时成立并生效，依法具有与纸质合同同等的法律效力。
电子合同的查询与备份。经电子签名的电子合同文本，会同步到电子合同服务平台或第三方服务器，以便当时人履行及发生纠纷时调用。
通过电子邮件订立合同是《合同法》明确规定的缔约方式之一，其通常的操作步骤和规范包括：
缔约双方身份识别。缔约双方通过邮件收集对方的身份证明文件、主体资格文件、经办人授权文件、双方收发邮件的确认文件等材料，并辅之以其他通讯方式对这些文件的真实性、合法性进行核查和验证。
邮件磋商订立合同。双方通过邮件对合同条款进行磋商，对合同条款进行补充、修改并最终确认，双方同意最终确认的合同文本并同意履行。
合同存储。实践中，一些缔约当事人基于档案储存和第三方见证的需要，会将各方最终确认并同意履行的合同文本抄送给公证处、律师事务所等第三方。
采用快递方式签约，采取的仍是纸质合同签约的方式，只不过双方是在就合同中的各种条款协商之后，采取一方先盖章签字，并通过快递的方式邮寄给另一方，另一方盖章签字之后再将原件发回。
采用微信等即时通讯工具的方式进行异地签约，类似于通过电子邮件方式缔约，双方通过即时通讯工具完成对方的身份核查、合同内容磋商和确认并同意履行。
目前，市场上的电子合同服务平台通常具有使用人身份识别和验证，电子合同文本的储存和查询功能，但是，该种签约方式仍有以下风险值得注意和防范：
1、核实电子合同服务平台的经营资质。该类平台会储存使用人的身份信息、交易信息，对信息保密和信息安全具有较高的要求。因此，使用人在选择某个电子合同服务平台时，一定要核实该平台的经营许可证、电子认证服务许可证、信息安全管理体系认证、电子信息存储服务认证、信息安全等级认证等主体资格和资质证书，确保平台合法合规、能够保证使用人的交易安全。
2、核实对方电子签名的真实性。通过电子合同服务平台订立的合同，须附加各方的电子签名，合同才能成立并生效。因此，当事人在服务平台合同磋商阶段，要注意收集对方电子签名的认证、备案材料，相当于当面接触签订合同时收集对方预留印鉴，注意核对对方最终使用的电子签名是否是认证、备案材料中的签名；同时，也要注意收集系统操作人员的身份证明材料及其授权材料，确保其有权代表对方进行合同订立。
3、注意保留其他能够证明交易过程的证据。当事人从电子合同服务平台中打印的电子合同件，并非真正意义上的原件，不能单独作为案件事实认定的依据，且这类电子合同原件证据保全、调查取证难度较大、成本较高。因此，当事人应注意收集、保存其他形式的磋商、履行等证明材料，如邮件往来、微信记录、发货记录、转账记录等，从而在发生争议时，便于司法机关综合认定电子合同是否符合双方的真实意思表示，增强电子合同的证明力。
1、用于签约往来的电子邮箱应固定且唯一。双方在前期对接磋商过程中，应首先通过《电子邮箱地址确认书》等方式，确定双方在某个项目的磋商、缔约过程中各自唯一使用的电子邮箱地址，并通过该邮箱地址首先收集、核查对方的身份、资质、授权等主体资格材料，再开始后续的具体合同条款磋商。
2、注意约定合同签订地。根据《合同法》第三十四条规定，除了双方当事人明确约定外，以最后一方确认合同成立生效的收件人的主营业地为合同签订的地点；没有主营业地的，其经常居住地为合同签订的地点。因此，在采用电子邮件签约的过程中，企业如果对合同签订地有特别安排的，可以在合同中另行约定合同签订地或明确约定争议解决的管辖法院。
3、运用公证、见证等方式增强电子邮件的证明力。双方可在磋商初期，共同确定一家第三方机构（如公证处、律师事务所）作为双方缔约过程的见证机构，双方在后续通过电子邮件缔约过程中，所有邮件同步抄送该第三方机构，在双方完成合同订立之后，由该第三方机构就双方的缔约过程出具公证书或见证书，从而增强电子邮件的证明力。
1、通过EMS邮寄合同文本。尽量选择EMS邮政特快专递，并在快递面单上注明所邮文件全称；在邮寄时勾选签收回执选项；务必留存快递单底联，并及时在EMS官网跟进投递情况并打印；在对方签收后要求快递公司提供签收回执或对方签收联。
2、及时提示对方注意签收。提前或者同步将己方已盖章拟投递的合同、快递底单通过电子邮件、短信、微信等方式告知对方，并要求对方在收悉后即时回复，注意保留该告知与回复的内容。
3、收集和保留其他磋商及履行的证据。留存涉及合同磋商、合同履行的往来电子邮件、通信记录、通话录音、银行转账记录、补充协议、微信记录等。
1、核查主体资格和签约授权。要求签约方在签约前提供书面的主体证明文件，其中自然人需要提供身份证复印件；企业需要提供加盖公章版本的营业执照副本、法定代表人身份证复印件，授权签约的授权委托书；并要求在这些主体证明文件上明确指定双方拟用来磋商联络及签约使用的微信号码等信息。
2、以文字磋商为主。在即时通讯工具上的磋商，应使用文字交流，避免通过语音、视频等形式进行缔约磋商。
3、发货、付款需要书面指令。涉及指示付款和指示交货时，不能仅凭文字指令，应要求对方上传书面指令，其中法人的书面指令需盖章及法定代表人签字；个人的书面指令需本人签字并附身份证明材料。
相比之下，采取数据电文形式订立合同，最好通过电子邮件办理。一方面，通过电子邮件缔约是《合同法》明确规定的合同订立方式；另一方面，即时通讯工具、手机短信等在完整性、保存等问题上都不如电子邮件。因此，在当前疫情防控的特殊时期，在人员活动受限，快递运输受阻的情况下，若采用远程的签约方式，建议通过电子邮件的方式进行：双方均应提供电子邮箱的确认书，用于指定收和发电子邮件；通过电子邮件沟通确认合同条款后，由各自打印盖章，然后扫描发到对方邮箱；各方应保留扫描件；双方要在电子邮件中，确认双方已经盖章确认、确认收到对方已签字盖章的扫描件；待疫情结束、人员活动限制及交通管制等防控措施解除后，及时对纸质合同补签盖章。
